Менеджмент в процессе поиска и реализации управленческих решений нуждается в подготовленной информации, в связи с чем задача поддержки управления состоит в поиске и подготовке релевантной управлению информации. Не исключено, что от того, как это будет сделано, зависит направление принимаемых решений. Цель создания информационной системы — информационное обеспечение процесса принятия управленческих решений. Структура информационной системы, цели и задачи ее создания должны соответствовать стратегическим целям и задачам деятельности предприятия.
Бухгалтерский (финансовый) учет — это отдельная подсистема информационной системы (ИС), которая предназначена для формирования и экспорта некоторого ограниченного представления о бизнесе предприятия (официальная финансовая отчетность) во внешнюю среду, для внешних пользователей (открытая официальная информация о предприятии). Однако, отечественная практика показывает, что основная внутренняя цель бухгалтерского учета — минимизация налогов, таможенных пошлин, бюджетных отчислений и прочее. В результате данные бухгалтерской отчетности сильно искажаются при интерпретации. Предприятие может заключать массу фиктивных договоров, которые приводят к формальному занижению доходов (и прибыли) и/или увеличению затрат и себестоимости (так называемое формирование прихода по расходу, или расхода по приходу). Учет проводок по этим договорам усложняет и запутывает реальную картину. На основе такой отчетности невозможно анализировать и принимать обоснованные решения. В этом случае эта так называемая белая бухгалтерия отрывается от жизни, не отражает реального положения дел на предприятии и не может служить базой для принятия управленческих решений. Белой бухгалтерией занимаются специалисты по налогообложению, которые не являются специалистами по управлению бизнесом. Одновременно ведется реальный учет, или черная бухгалтерия, которая пытается показать существующую ситуацию в бизнесе. Но часто это делается с использованием методов и средств бухгалтерского учета (бухгалтерская программа) или универсальными подручными средствами (электронные таблицы Excel).
В этом смысле очевидно, что управленческий учет — это важнейшая часть информационной системы предприятия. В идеале, как финансовый (бухгалтерский), так и управленческий учет должны использовать данные единой системы базового учета — ядра учетной системы. В этом случае соблюдается один из основных принципов ИС — данные вводятся в систему один раз и не дублируются. Из этих данных модули финансового учета формируют свои отчеты для внешних пользователей. Модули управленческого учета обрабатывают те же самые данные (плюс данные из других дополнительных источников) в целях создания информационных продуктов для внутреннего потребления. Из одного и того же материала (данных) создаются различные продукты (отчеты). Все дело в интерпретации исходных данных. В финансовом учете действует внешний стандарт (GAAP, например). В управленческом учете могут использоваться (одновременно) различные методы и подходы, чтобы изучить ситуацию с различных точек зрения. Например, учет затрат с применением различных методологий, оценка денежных потоков по текущей стоимости, учет временной стоимости денег (дисконтирование с целью оценки будущей стоимости денег), учет и оценка скрытых затрат, (упущенных возможностей) и т.д.
Эффективная корпоративная информационная система должна обеспечивать информационную поддержку при решении полного комплекса задач управления предприятием:
- организация исполнения и оперативное управление
- управленческий учет
- бухгалтерский учет
- анализ производственной и финансово-экономической деятельности предприятия
- финансово-экономическое и производственное планирование