Процесс внедрения системы управленческого учета требует соблюдения следующих основных условий: четкая формулировка целей и задач проекта, наличие специалистов в области управленческого учета, активное участие высшего руководства компании (реализация проекта «сверху-вниз»), наличие ресурсов, выделенных для этой задачи.
Прежде всего необходимо четко и конкретно сформулировать цели проекта, а также комплекс задач, выполнение которых будет способствовать достижению основных целей. При этом должны быть установлены измеримые критерии выполнения данных задач.
Затем следует искать специалистов, имеющих опыт постановки именно управленческого учета. Следует учесть, что опыт работы бухгалтером для данной цели не подходит (по причинам, которые были описаны выше).
Активное участие высшего руководства компании — ключевой фактор успеха проекта, так как управленческий учет создается с целью удовлетворения информационных потребностей руководителей, принимающих решения, и в первую очередь — для высшего менеджмента компании. А значит, для правильной постановки управленческого учета специалист должен знать, о чем руководители компании хотят получить информацию. И уже основываясь на этом, строить систему учета. Таким образом, на этапе постановки задачи участие высшего руководства необходимо для понимания специалистом как структуры и целей, преследуемых компанией, так и информационных потребностей руководства.
В дальнейшем участие высшего руководящего звена совершенно необходимо для преодоления естественного сопротивления менеджеров среднего уровня и исполнителей при построении и отладке системы: практика показывает, что среднестатистический руководитель среднего уровня как минимум пассивно сопротивляется построению управленческого учета. Ведь в случае успеха мероприятия руководство получает точный и жесткий механизм контроля и оценки его деятельности, что для большинства исполнителей нежелательно как минимум из-за психологического дискомфорта. Они зачастую просто не понимают, зачем нужны мероприятия по созданию системы, и неохотно предоставляют запрашиваемую информацию, либо предоставляют сведения неверные или неполные, искажающие картину дел.
Наличие выделенных ресурсов. Создание системы управленческого учета само по себе является весьма серьезной задачей и требует приличных затрат как времени, так и денег, особенно в крупных организациях со сложной структурой. И если сотрудники компании более или менее загружены своими основными обязанностями, маловероятно, что они, даже будучи хорошими специалистами, смогут построить эффективную систему управленческого учета «в свободное время».
И, наконец, чтобы корректно написать программное обеспечение для управленческого учета, нужно иметь хорошее представление и о той среде, в которой этот софт будет работать, и приносить людям пользу. Нужно иметь представление о предприятиях, бизнесе, менеджменте, типичных проблемах. Другими словами, нужно работать не только на уровне программного обеспечения, но и на более высоких уровнях — на уровне информационной системы предприятия, а также на уровне системы управления бизнес-процессами предприятия. Работа на уровне бизнеса предприятия требует понимания экономики, финансов, технологии управления. Без решения проблем на этом уровне внедрение управленческого учета может превратиться в пустую трату времени и денег, которая даст заказчику лишь дополнительные затраты на разработку, внедрение и обслуживание компьютерной системы. Чтобы этого не произошло, необходимо глубокое исследование деятельности предприятия, тщательный анализ и серьезный процесс разработки эффективных решений для реализации проекта по созданию системы управленческого учета.
В заключении стоит отметить, что в природе организаций заложен постоянный рост и изменение. При этом необходимо помнить, что для лишенного внешних стандартов управленческого учета одним из основных определяющих факторов является структура компании. Если ваша система управленческого учета не будет меняться вместе с организацией, она просто потеряет свою эффективность, превратившись в еще один источник неоправданных затрат.